네이버 메일 템플릿 사용♣이메일 양식, 서식 만들고 저장하기♣시간 절약의 첫걸음

이메일 템플릿이란?

이메일 템플릿은 내용의 구성과 글을 미리 작성해 놓고 필요할 때 불러와서 핵심 내용만 교체를 하는 이메일 양식입니다. 이메일 템플릿을 사용하면 이메일을 빠르고 쉽게 작성할 수 있습니다.
이메일 템플릿을 사용하면 이메일의 제목, 본문 등을 미리 작성해 놓을 수 있으므로, 보낼 때마다 내용을 입력하는 번거로움을 덜 수 있습니다. 덕분에 시간을 절약하고 메시지의 일관성을 유지할 수 있으니 정말 유용한 기능입니다.
저도 이메일 템플릿을 사용합니다. 이 기능이 생기기 전에는 아예 메일 양식을 여러 개 만들어서 임시저장함에 보관해 놨다가 꺼내 쓰곤 했습니다. 그런데 임시보관함에 쌓이는 다른 메일들에 의해 만들어 놓은 양식이 뒤로 밀려 필요할 때 찾아야 하는 약간의 번거로움이 있었습니다.
그런데 어느 날 템플릿 글자가 눈에 띄더라고요. 거 좀 많이 반갑데요.
누가 그런 기획을 해주신 건지 고맙고 애정하는 기능입니다.

 

이메일 템플릿의 장점

이메일 템플릿을 사용하면 어떻게 써야 될지 고민하는 시간을 줄이고, 빠르고 쉽게 작성하여 전송할 수 있어 업무 효율을 향상시킵니다.
또한, 이메일 템플릿은 형식과 내용이 일관되어 있어 어디에 추가 내용을 덧붙여서 보낼지 구상하기 쉽습니다.
 

이메일 양식 구상

이메일 템플릿을 만들기 전에 먼저 이메일을 보내는 목적을 명확히 하고, 그에 따라 내용의 구조를 정합니다. 제목의 형식과 인사말, 용건, 본문, 맺음말 이 순서가 적당히 예의를 차린 보편적인 구조라고 생각합니다.
인사말은 안녕하세요로 시작해서 회사, 소속, 직급, 성명을 밝히고,
용건은 본문의 내용을 알려줍니다.

본문은 용건에 대한 설명과 필수 정보를 추가적으로 제공합니다.
또한 감사합니다로 끝나는 결론이 나옵니다.
이 과정에서 용건과 본문 내용은 강조할 부분 등의 형식이 결정됩니다.

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네이버 메일 템플릿 만들기

1. 메일 쓰기

화면 좌측 상단에 있는 메일 쓰기 버튼을 클릭합니다.

 

2. 메일의 제목과 내용 작성

양식화될 메일의 제목과 내용을 작성합니다.

이후 템플릿을 불러와 텍스트만 교체해야 할 부분을 예상하여 적습니다.

 

3. 템플릿 클릭

메일 작성이 끝났으면 이제 템플릿으로 만들어 저장할 차례입니다.

화살표가 가리키는 "템플릿" 버튼을 누릅니다.

 

4. 템플릿 저장

제가 예전에 만들어 놓은 양식 하나가 템플릿 목록에서 보입니다.

이제 현재 작성한 내용을 템플릿으로 저장할 차례입니다. "입력한 내용을 템플릿으로 저장"을 클릭합니다.

 

5. 템플릿 명칭

템플릿 제목은 업무협조요청, 거래처 안부 인사, 안내장 등과 같이 메일의 용도를 나타내는 문구로 작성하면 어떤 용도의 메일인지 쉽게 파악할 수 있습니다. 각자 본인이 알아볼 수 있는 제목으로 명칭을 정하는 것이 좋습니다.

제목을 적었으면 저장 버튼을 누릅니다.

 

네이버 메일 템플릿 불러오기 / 사용하기

1. 메일 쓰기

화면 좌측 상단에 있는 메일 쓰기 버튼을 클릭합니다.

 

2. 템플릿 선택

템플릿 버튼을 클릭하면 생성한 템플릿 목록이 표시됩니다.

방금 만든 템플릿의 이름이 표시됩니다. 템플릿 목록에서 템플릿 하나를 선택하고 클릭합니다.

 

3. 불러온 템플릿으로 내용 작성

이전에 작성했던 제목과 내용이 그대로 화면에 나타납니다. 이제 제목과 내용에서 부분 수정하거나 교체해 주십시오.

 

네이버 메일 템플릿 수정/삭제하기

1. 템플릿 삭제하기

템플릿 목록에서 각 제목의 옆에 있는 X버튼을 누르면 템플릿이 제거됩니다.

 

2. 템플릿 수정하기/생성하기

템플릿 수정은 별도로 있는 건 아닌 것 같고, 기존 템플릿 삭제 - 템플릿 저장하는 과정을 거치는 것 같습니다.

메일 내용 보완/변경 시 템플릿 저장하고 이전 템플릿은 삭제합니다.

 

유사한 형식의 이메일을 자주 보낸다면, 이메일 템플릿을 사용하는 것이 효과적입니다.

 

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